Зошто електронскиот документ менаџмент систем е толку значаен за бизнисот ?

Darko Nikolovski

Mar 17, 2023

За што е DMS?
DMS служи за воспоставување бизнис кој не се базира на хартија. Бизнисот без хартија значи дека целиот животен циклус на документот се одржува електронски и без потреба од печатење на хартија во секое време.

За што е DMS?

DMS служи за воспоставување бизнис кој не се базира на хартија. Бизнисот без хартија значи дека целиот животен циклус на документот се одржува електронски и без потреба од печатење на хартија во секое време.


На овој начин, животниот циклус на документот, кој започнува од моментот кога е креиран во компјутерот, се зачувува во DMS каде што се обработува и завршува со испраќање и споделување со колеги, клиенти или клиенти кога е зачуван во дигитална архива.


DMS исто така се користи како дигитална архива каде што можеме трајно да ги складираме сите наши важни документи, безбедно и доверливо.


За кого е корисен DMS?

Практично сите физички и правни лица кои имаат потреба да управуваат и чуваат дигитална документација можат да имаат корист од DMS. Да земеме само некои активности како пример: здравство, правни, градежништво, трговија, услуги, образование, превоз и логистика, недвижен имот, инфраструктура, сметководство, истражување, фармацевтска, непрофитна…


Споделување

Документи, папки, делови или дури и цела сметка може да се споделат со секој што сакате. Опциите „Преглед“, „Прикажи“ или „Уреди“ дозволуваат различни нивоа на овластување да пристапуваат или уредуваат одобрени документи. Создадете групи на соработници и споделувајте документи со сите нив. Историјата дава увид во пристапот, преземањето или која било друга активност од кој било во системот.


Моќен пребарувач

Нашиот систем за управување со документи има вграден пребарувач кој ви овозможува да наоѓате документи не само по име, туку и по содржина и метаподатоци, сето тоа благодарение на технологијата.Можно е да пребарувате pdf, docx.


Процес на одобрување и автоматско истекување

Дали имате влезна фактура, барање за одмор или друг документ што треба да биде одобрен од едно или повеќе лица? Нема проблем! Сè што треба да направите е да испратите барање за одобрување. Може да се побара од неколку луѓе истовремено или по одреден редослед. Никогаш порано не било толку лесно да се добие одобрение. Исто така, можете да го поставите периодот на задржување на папка или документ во денови, месеци или години.


Прилагоден пристап

Документите во ДМС системот за управување со документи ви се достапни од компјутер, Mac, таблет или паметен телефон со интернет конекција каде било во светот.